5 березня 2019 року відбулася підсумкова колегія держархіву Миколаївської області, на яку для підведення підсумків роботи архівних установ Миколаївщини були запрошені начальники архівних відділів/секторів райдержадміністрацій і трудових архівів. За традицією в Миколаївській області колегію було призначено після підсумкової колегії Державної архівної служби України, що цього року відбулася в Києві 26 лютого.
Зі звітною доповіддю, що супроводжувалася аналітичними слайдами про роботу архівів області, виступила директор держархіву Лариса Левченко. Заступник директора з основної діяльності Наталія Колесник представила співдоповідь про проблему приведення статусу державних архівних установ у районах до норм діючого законодавства. Головний спеціаліст відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Вікторія Нечитайло розповіла про результати реалізації Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в Миколаївській області у 2015-2019 роках.
З оцінкою діяльності архівних установ області виступили заступник голови Миколаївської облдержадміністрації Євгеній Шевченко, член колегії та голова науково-консультативної ради з представників громадськості при держархіві Миколаївської області, кандидат історичних наук Євген Горбуров, голова Миколаївської організації Національної спілки краєзнавців України, доктор історичних наук Олександр Тригуб.
З проблемними доповідями виступили начальники архівних відділів/секторів райдержадміністрацій і трудових архівів області Людмила Чорна (архівний відділ Баштанської райдержадміністрації), Світлана Саворська (архівний сектор Єланецької райдержадміністрації), Світлана Марченко (архівний сектор Вітовської райдержадміністрації), Тетяна Москальська (архівний сектор Очаківської райдержадміністрації), Лілія Клейбатенко (архівний сектор Березанської райдержадміністрації), Олена Ключникова (трудовий врхів Миколаївської міської ради), Ольга Марінова (трудовий архів Снігурівського району), інші керівники архівів Миколаївщини.
Учасники засідання визнали, що за усіма напрямами роботи архівні установи Миколаївської області досягли певних позитивних зрушень. Минулого року у значній кількості зросли звернення громадян до архівів Миколаївської області, зокрема в читальних залах держархіву працювало 823 (це на понад 200 осіб більше, ніж у 2017 році) дослідники, яким архівісти видали до користування 18751 архівну справу. Упродовж року архіви області задовольнили 21925 запитів громадян і установ.
Новими надходженнями поповнився Національний архівний фонд України й у держархіві Миколаївської області його показник зріс до понад 1 млн. 190 тис. одиниць зберігання на паперовій основі. В цілому фонди держархіву Миколаївської області наближаються до 1,5 млн. одиниць зберігання на різних носіях інформації.
Значну увагу архівісти Миколаївщини приділяли роботі зі службами діловодства та архівними підрозділами установ, підприємств, організацій області. Для їх працівників, відповідальних за діловодство й архіви, архівістами області було проведено 58 семінарів з підвищення кваліфікації.
Напружено працювала Експертно-перевірна комісія держархіву Миколаївської області, експертами якої розглянуто, погоджено й схвалено 151 номенклатуру справ (до них включено 48559 статей), 217 описів на документи постійного зберігання (на 13908 справ), 159 описів на документи з кадрових питань (на 14058 справ), 14 описів на погосподарські книги (на 591 справу), 178 актів про виділення нецінних документів, строки зберігання яких скінчилися, до знищення (на 307477 справ) тощо.
У сфері популяризації документів Національного архівного фонду України архівісти Миколаївської області 2018 року презентували 67 виставок документів, серед яких найбільшу популярність здобули виставки «Демократична Миколаївська міська дума», «Державній службі України – 100 років», «Миколаїв і Чорноморський флот за доби Української революції». Друком вийшли два видання («Миколаївщина: нариси історії революції 1917-1921 рр.» (керівник авторського колективу Л. Левченко) та «Чорноморський центральний військово-морський архів: 1794-1934» (автор – Л. Левченко).
У держархіві минулого року відбулося багато знакових подій, зокрема його відвідали Генеральний консул Республіки Греція Деспіна Кукулопуло, делегація рабинів любавичського напряму з США, Таїланду, Австралії, Канади, Ізраїлю, Угорщини. У держархіві була презентована й досі експонується виставка з Державного архіву Пйотркова Трибунальського (Республіка Польща) «Українські сліди на пйотрковській землі», відбувся круглий стіл «Голодомор 1932/1933 років на Миколаївщині: погляд з ХХІ століття», експонувалася виставка Інституту дослідження Голокосту «Ткума». Держархів області виступив співорганізатором міжнародного круглого столу «Україна – Польща: джерела, архіви, історія».
В архівних установах Миколаївської області на сьогодні працює 138 осіб. З метою підвищення їх фахового рівня держархів Миколаївської області на базі Миколаївського центру підвищення кваліфікації працівників органів державної влади й місцевого самоврядування провів тритижневі курси, до викладання на яких було залучено провідних учених України, зокрема на курсах викладав директор Інституту української археографії та джерелознавства імені М. Грушевського Національної Академії Наук України, доктор історичних наук Георгій Папакін.
Держархів Миколаївської області значні зусилля докладав до оцифровування описів архівних фондів, на сьогодні завершено оцифрування фондів радянського періоду й на день проведення колегії на веб-сайті архіву вже надано доступ до описів фондів з номера Р-2 по номер Р-3715.
Це ще не всі здобутки архівних установ Миколаївської області. Однак, у діяльності архівів Миколаївщини існують й проблемні питання. Серед них найболючішим є стрімке наближення держархіву Миколаївської області до повного заповнення своїх резервних площ архівними документами, що означає припинення комплектування архіву найближчими роками. Значну турботу архівістів викликають неправомірні дії деяких керівників райдержадміністрацій щодо ліквідації архівів у районах або їх неналежної реорганізації чи злиття з іншими структурними підрозділами. Про приведення статусу архівних установ у районах до норм діючого законодавства йшлося майже у кожному виступі керівників архівів районного рівня. Архівісти міста Миколаєва занепокоєні нестачею місця для приймання документів з кадрових питань (особового складу) підприємств Миколаєва, які перебувають у стані ліквідації. Зокрема, вже у березні поточного року архівам доведеться прийняти на зберігання близько півмільйона справ Чорноморського суднобудівного заводу, однак місця для їх приймання й зберігання не має жодний архів на території міста Миколаєва.
У 2019 році архівісти Миколаївщини спрямовуватимуть свої зусилля на встановлені Державною архівною службою України й затверджені Міністерством юстиції України пріоритети архівної галузі, зокрема на прискорення цифровізації документів Національного архівного фонду України, формування, зберігання, облік документів, задоволення інформаційних потреб громадян і популяризацію архівних джерел, пов’язаних зі значущими подіями та видатними особами в історії України.
