19 лютого 2019 року  у Києві пройшов міжнародний круглий стіл на тему «Оцифрування документів Національного архівного фонду як пріоритетний напрям цифровізації національних архівів: проблеми та перспективи», у якому взяли участь архівісти Миколаївщини. Це стало можливим завдяки он-лайн зв’язку, яким Київ і Миколаїв поєднали фахівці Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, Центрального державного архіву кінофотофонодокументів ім. Г. С. Пшеничного, Центрального державного електронного архіву України та Миколаївського обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади. Он-лайн зв’язок надав можливість від Миколаєва бути присутніми на круглому столі не одному спеціалісту, а відразу всім співробітникам державного архіву Миколаївської області, котрі займаються оцифруванням описів фондів і документів Національного архівного фонду України, а саме в круглому столі взяли участь обидва заступники директора держархіву, Наталія Колесник та Наталія Кузьменко, головний зберігач фондів Галина Пікуль, головний спеціаліст Вікторія Нечитайло, спеціаліст Юлія Дурлеску, начальник сектору інформаційних технологій Оксана Котляр, співробітники сектору Олена Біла, Наталія Мустяца, Вадим Пустовойтенко та Олесь Томак. До архівістів приєднався куратор архівної галузі Миколаївської області – заступник голови Миколаївської облдержадміністрації з питань управління архівною справою Євген Шевченко.

Директор держархіву Лариса Левченко представила спільноті українських архівістів доповідь «Оцифрування описів фондів у держархіві Миколаївської області», в якій висвітлила роботу архіву з оцифрування описів архівних фондів.

Оцифрування – це люди, обладнання й організація процесу

«Наші перші самостійні кроки в оцифруванні ми робили за допомогою звичайного фотоапарату. Оскільки фінансування на придбання спеціалізованого сканеру архів так і не отримав, було прийнято рішення піти шляхом використання малих сканерів CZUR ET16. Зараз у нашому архіві працює 4 сканери CZUR ET16».

«Доки в нашому архіві не було створено окремого структурного підрозділу, функція якого полягає в оцифруванні, робота у нас не просувалася. Наприкінці 2016р. за рахунок оптимізації власної структури та у межах доведеної штатної чисельності наш архів створив сектор інформаційних технологій у складі 2 працівників, сьогодні в ньому працює 5 працівників, частині з них заробітна плата сплачується зі спец рахунку, на якому кошти накопичуються від надання архівом платних послуг фізичним і юридичним особам».

Результати роботи

«Наш архів зберігає 6201 фонд, маємо 10723 описи у томах. У попередні роки оцифрували та опублікували на веб-сайті всі описи періоду до 1917 року. На сьогодні вже завершили оцифрування описів радянського періоду, це – 6325 томів, на веб-сайті опубліковано – 4510 томів описів з номера фонду Р-2 по номер фонду Р-3651. Завершити публікацію описів радянського періоду на веб-сайті плануємо за півроку. Уже розпочато оцифрування описів колишнього партійного архіву».

«Ми вбачаємо за необхідне дотримуватися плану пріоритетів, який передбачає оцифрування документів найбільш використовуваних фондів, на котрі існує найбільший попит користувачів (наприклад, тих же метричних книг), та документів, яким загрожує фізичне зникнення (серед них, наприклад, документи на плівкових носіях, саме їх ми скануємо паралельно до описів, на планшетному сканері з приставкою, за раз сканується 48 негативів, з 27 тисяч негативів оцифровано позаминулого року 8 тисяч, а минулого – 4 тисячі у форматі TIFF із найбільш можливою кількістю dpi (щоб потім можна було використовувати ці цифрові копії для виготовлення будь-яких видів поліграфії, навіть для друку на банерах) і треба поспішати, оскільки срібловмісна емульсія на негативах від впливу навколишнього середовища, а умови зберігання у нас не найкращі, псується й з часом зображення може зникнути назавжди й нічим цей фотонегатив потім не врятувати, а це ж візуалізована історія нашого краю».

«Загалом обсяги оцифрованих документів досягли в держархіві Миколаївської області 1 млн 300 тис файлів цифрових копій аркушів документів Національного архівного фонду».

Драйвер – комп’ютерне програмне забезпечення, за допомогою якого операційна система отримує доступ до апаратного забезпечення пристрою

«Визначена держархівом Миколаївської області довгострокова стратегія має подвійну мету:

1) створення Єдиної архівної інформаційної системи Миколаївської області та включення її в загальноукраїнський і світовий інформаційний простір;

2) представлення в національному та світовому інформаційному просторі сегменту архівної інформації про наш регіон і забезпечення надання безперешкодного доступу до нього фізичним і юридичним особам, як України, так і зарубіжжя.

Першим етапом на шляху досягнення цієї мети є забезпечення інтелектуального доступу до архівних документів. Інтелектуальний доступ ми розглядаємо як можливість отримання первинної та вторинної архівної інформації через довідковий апарат архіву. Опрацювання описів є необхідною передумовою подальшого отримання користувачем безпосереднього доступу до архівних документів, тобто інтелектуальний доступ є шляхом до фізичного доступу до документів Національного архівного фонду України. Фізичний доступ ми розуміємо як надання користувачеві безпосередньо копій документів Національного архівного фонду чи оригіналів, у т. ч. з метою копіювання. Фізичний доступ забезпечується переважно шляхом видавання документів до читальної зали архіву або замовлення користувачем копії документів».

«Користувачі нашого архіву вже успішно використовують результати нашої роботи, опрацьовуючи описи фондів на веб-сайті у рубриці «Науково-довідковий апарат», віддалено від архіву у будь-який зручний для них час, приходять до читальної зали архіву, вже знаючи які справи їм потрібно замовляти, вони не втрачають час на опрацювання описів у читзалі. Більше того, ми приймаємо замовлення на видавання справ електронною поштою, лише просимо надсилати їх завчасно й зазначати дату та час свого прибуття до архіву. Будь ласка, користуйтеся створеним нами цифровим сегментом, оскільки ми працюємо для вас!»

Все, що колектив нашого державного архіву зробив заради просування оцифрування історичної спадщини Миколаївщини в архівних документах і довідкового апарату до них, далося нам не просто. Тому сьогодні визнання наших здобутків колегами зігріло наші серця й додало нам впевненості в правильності обраного курсу!