11 березня 2016 року спеціалісти держархіву області спільно із спеціалістами Головного територіального управління юстиції у Миколаївській області провели відеоконференцію за темою «Експертиза цінності документів в умовах реформування територіальних органів Міністерства юстиції України». У роботі семінару взяли участь керівники територіальних органів юстиції та архівних установ області. Семінар організовано з метою визначення алгоритму дій в умовах реорганізації місцевих органів юстиції. Напередодні на спільній нараді керівного складу держархіву та управління юстиції було визначено основні завдання, що дозволять оперативно та якісно підготувати документи територіальних органів юстиції для їх передавання на державне зберігання.

Під час семінару обговорено такі питання: організація роботи експертних комісій та осіб, відповідальних за діловодство і архів, територіальних органів юстиції; особливості проведення експертизи цінності документів, укладання історичної довідки до фонду, передмов до описів, описів справ постійного та тимчасового (до 10 років) зберігання, укладання акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ); забезпечення повноти складу документів постійного зберігання та укладання відповідних документів у разі її відсутності; порядок процедури погодження описів та актів вилучення для знищення документів, термін зберігання яких вичерпано; порядок приймання-передавання справ на постійне зберігання у разі припинення установи.

Відкрила семінар перший заступник начальника управління Головного територіальне управління юстиції у Миколаївській області Фірсова І.В., яка окреслила основні заходи, пов’язані із реформуванням територіальних органів Міністерства юстиції України в межах Миколаївської області, наголосила на необхідності співпраці керівників територіальних органів юстиції та архівних установ області.

Директор держархіву області Левченко Л.Л. загострила увагу присутніх на необхідності активізації діяльності експертних комісій територіальних органів юстиції в умовах реформування та зазначила необхідність обов’язкового дотримання нормативно-правових актів в галузі архівного законодавства.

Заступник директора держархіву області Колесник Н.А. зосередила увагу учасників семінару на необхідності чіткого дотримання плану дій по підготовці документів до їх передавання на державне зберігання, забезпеченні повноти складу документів постійного зберігання та укладання відповідних документів у разі її відсутності.

Головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства Замкіна В.В. звернула увагу на вимоги до складання описів справ постійного та тимчасового (до 10 років) зберігання, акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Зокрема, наголосила на необхідності визначення місця документів (у складі фонду РУЮ чи відповідної райдержадміністрації) координаційно-методичних рад з правової освіти населення, які мали бути створені при райдержадміністраціях.

Начальник відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Хозяшева Г.І. зауважила, що необхідно дотримуватися порядку погодження описів та актів експертними комісіями територіальних органів юстиції, архівних секторів райдержадміністрацій та архівних відділів міських рад, їх подання на розгляд ЕПК держархіву області.