2 березня 2016 року керівний склад держархіву області (директор держархіву Левченко Л.Л., заступники директора держархіву області Колесник Н.А. та Чернова С.П., начальник відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Хозяшева Г.І.) провели круглий стіл за участю новообраних сільських та селищних голів на тему: «Архіви сільських і селищних рад в контексті децентралізації».

Круглий стіл відбувся у межах другої сесії тематичного постійнодіючого семінару «Реалізація компетенції сільських та селищних голів в умовах децентралізації влади в Україні» на базі Миколаївського обласного центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників виконавчих органів та органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій. Аналогічний захід проведено під час роботи першої сесії.

Директор держархіву Лариса Левченко ознайомила учасників круглого столу із історією заснування й діяльності архівних установ Миколаївщини, окреслила сучасні тенденції розвитку архівної галузі та визначила найголовніші напрями спільної роботи, спрямованої на збереження документів НАФ в умовах децентралізації.

Наталія Колесник зауважила, що співпраця органів місцевого самоврядування й архівних установ області має здійснюватися в межах Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних громад».

Світлана Чернова звернула увагу присутніх на вимоги до складання описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), до забезпечення повноти складу документів та вказала на дотримання вимог порядку вилучення (виїмки) оригіналів документів (справ) з архівів юридичних осіб.

Ганна Хозяшева окреслила основні принципи побудови індивідуальних номенклатур справ і формування справ поточного діловодства та організації роботи експертних комісій та осіб, відповідальних за діловодство і архів, сільських та селищних рад.

Учасники круглого столу обговорили такі питання:

- організація роботи експертних комісій та осіб, відповідальних за діловодство і архів;

- принципи побудови індивідуальних номенклатур справ та формування справ поточного діловодства;

- підготовка закінчених діловодством справ для подальшого зберігання і використання в архівах сільських та селищних рад;

- особливості підготовки та укладання акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

- забезпечення збереженості документів, передавання їх на державне зберігання;

- порядок вилучення (виїмки) оригіналів документів (справ) з архівів сільських та селищних рад.

У зазначених заходах взяло участь більше 60 осіб.

З метою методичної допомоги за результатами роботи учасникам семінару на електронних носіях надані документи та розпорядчі акти стосовно організації роботи архівних підрозділів підприємств, установ, організацій відповідно до вимог сучасного архівного законодавства.