15 травня 2015 року на базі Миколаївської обласної ради професійних спілок за участю головного спеціаліста відділу формування НАФ та діловодства Іванової З.Д., завідувача сектору фізичної збереженості документів Савінової О.А. з метою забезпечення належного формування справ документів постійного зберігання та з особового складу у проспілкових організаціях та подальшого їх зберігання, відповідного клопотання Миколаївської обласної ради професійних спілок (від 08.05.15 № 07/01-11/99) проведено семінар-нараду на тему „ Підготовка документів до здачі в архів ”, у якому взяло участь 19 працівників профспілкових організацій (голови, головні бухгалтери, спеціалісти).

Під час проведення семінару-наради розглянуто такі питання:

- організація проведення експертизи цінності документів, науково-технічне опрацювання документів постійного зберігання та з особового складу;

- дотримання порядку та строків передавання документів, віднесених до Національного архівного фонду, на державне зберігання до держархіву області та тимчасове (тривале) зберігання до архіву Миколаївської обласної ради профспілок;

- формування справ, укладання описів постійного зберігання та з особового складу, акту про виділення для знищення документів відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами);

- оформлення справ постійного зберігання та з особового складу;

- порядок передачі справ постійного зберігання до Державного архіву Миколаївської області.

З метою методичної допомоги та за результатами роботи учасникам семінару надані копії Пам’ятки з питань складання та оформлення описів справ постійного зберігання та з особового складу (зі змінами та доповненнями), схваленої науково-методичною радою Державного архіву Миколаївської області (2007 р.).