25 червня 2013 року на базі Апеляційного суду Миколаївської області за ініціативою Територіального управління державної судової адміністрації в Миколаївській області з метою узгодженої та належної організації архівної справи в місцевих судах Миколаївської області працівниками Територіального управління державної судової адміністрації в Миколаївській області та Державного архіву Миколаївської області проведено спільний семінар-навчання із керівниками апаратів та архіваріусами місцевих судів Миколаївської області на тему «Ведення архівної справи в місцевих судах Миколаївської області. Вирішення та обговорення проблемних питань при застосуванні Інструкції про порядок передавання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передавання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15 грудня 2011 року № 168».
Відкрив семінар-навчання привітальним словом начальник Територіального управління державної судової адміністрації в Миколаївській області Сікиринський Віктор Іванович. Наголосив на важливості архівних документів у житті цілого суспільства і кожної людини зокрема. Зауважив, що архівні документи є складовою суспільної пам’яті, яку не можна забути чи загубити, яку необхідно належним чином зберігати і використовувати на благо людини і суспільства.
Виступила із вступним словом директор держархіву області, кандидат історичних наук Л.Л. Левченко коротким екскурсом в історію заснування та діяльності архівних установ на Миколаївщині, звернула увагу присутніх на тенденцію поступового розвитку архівної справи та запропонувала спільно вирішувати проблемні питання, що виникають в процесі документування діяльності місцевих судів та під час науково-технічного опрацювання зазначеного комплексу документів.
В ході семінару-навчанні розглянуто такі питання:
- основні вимоги Інструкції про порядок передавання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передавання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15 грудня 2011 року № 168 (виступала головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Замкіна В.В.);
- підготовка закінчених діловодством справ для подальшого зберігання і використання в архівах (виступала головний спеціаліст відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Замкіна В.В.);
- складання описів справ (виступала начальник відділу формування НАФ та діловодства держархву області Хозяшева Г.І.);
- оформлення та укладання актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до НАФ (виступала начальник відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Хозяшева Г.І.);
- основні етапи процедури погодження та схвалення описів справ постійного зберігання (управлінська документація), описів справ постійного зберігання (за видами судових проваджень), описів з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, що не внесені до НАФ (виступала начальник відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Хозяшева Г.І.);
- забезпечення збереженості документів, передача їх на державне зберігання (виступала начальник відділу формування НАФ та діловодства держархіву області Хозяшева Г.І.);
- основні принципи побудови індивідуальних номенклатур справ та формування справ поточного діловодства (виступила завідуюча юридичним сектором ТУ ДСА України в Миколаївській області Корзун Л.В).
У роботі семінару взяли участь керівники апаратів та архіваріуси місцевих судів Миколаївської області. Всього до роботи семінару було залучено 50 осіб.
З метою методичної допомоги та за результатами роботи учасникам семінару в електронному виді надані документи та розпорядчі акти стосовно організації роботи на місцях відповідно до вимог архівного законодавства, у т.ч. роз’яснення Державної податкової адміністрації України та Державного комітету архівів України про вилучення для знищення первинних бухгалтерських документів, що не були перевірені державними податковими органами, Закон України «Про внесення змін до деяких законів України щодо визначення порядку та строків зберігання деяких категорій документів», Пам’ятку щодо порядку складання паспорту архівного підрозділу установи, організації та підприємства, що є джерелом комплектування державного архіву.
