|
Сектор фізичної збереженості документів
Завідувач сектору - Савінова Ольга Анатоліївна |
Начальник сектору фізичної збереженості документів Савінова Ольга Анатоліївна |
|
1. Сектор фізичної збереженості документів входить до складу відділу зберігання, обліку та довідкового апарату, який є структурним підрозділом державного архіву Миколаївської області.
2. У своїй діяльності сектор керується Положенням про державний архів, наказами директора архіву, а також цим Положенням.
3. Основними завданнями сектору є:
3.1. Виконання комплексу робіт щодо забезпечення фізичної збереженості документів НАФ України, що перебувають на зберіганні в архіві.
3.2. Консультування працівників державних архівних установ, інших власників документів НАФ з профільних питань, наданні їм допомоги у забезпеченні фізичної збереженості зазначених документів.
3.3. Вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності.
4. Сектор відповідно до покладених на нього завдань:
4.1. Здійснює копіювання унікальних документів і особливо цінних документів з метою створення страхового фонду і фонду користування.
4.2. Контролює технічний стан страхового фонду в процесі виготовлення й архівного зберігання.
4.3. Проводить консерваційно-профілактичну обробку страхового фонду.
4.4. Здійснює реставрацію і ремонт, консерваційно-профілактичну обробку документів архіву; брошурування і оправу справ.
4.5. Відновлює фотографічними та комп’ютерними засобами згасаючі тексти документів.
4.6. Проводить дезинфекцію і дезинсекцію документів.
4.7. Виготовляє картонажі, конверти, папки, обкладинки та виконує інші картонажні роботи.
4.8. Контролює якість робіт з профільних напрямків діяльності, що виконуються іншими власниками документів НАФ.
4.9. Здійснює державний облік страхового фонду на документи на паперовій основі та плівкових носіях, створює довідковий апарат до них, забезпечує зберігання і використання довідкового апарату і облікових документів.
4.10. Організовує і здійснює роботу щодо приймання від архівних відділів райдержадміністрацій і міськрад, обласних організацій, що перебувають у зоні комплектування архіву документів Національного архівного фонду на зберігання до держархіву області.
4.11. Розробляє та своєчасно вносить зміни до Схеми розміщення фондів у держархіві;
4.12. Організовує облік руху документів в архівосховищах та складає паспорти архівосховищ, в яких зберігаються документи на паперовій основі (11 сховищ);
4.13. Організовує і здійснює роботу по введенню облікових документів до електронної бази даних держархіву та передачі їх до Центрального фондового каталогу;
4.14. Надає в установленому порядку юридичним особам і громадянам, які є власниками документів НАФ, допомогу в оцінці фізичного стану документів, проведенні їх реставрації, ремонту, оправи справ та створенні страхового фонду і фонду користування.
4.15. Забезпечує збереженість документів, переданих до сектору, дотримання вимог охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту в приміщеннях сектору; контролює порядок експлуатації приміщень і обладнання в секторі.
4.16. Бере участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує у практику роботи результати наукових досліджень і методичних розробок, а також передовий досвід роботи.
4.17. Розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань забезпечення фізичної збереженості документів, складає звіт про виконання цих розділів планів.
4.18. Готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії, інших дорадчих органів архіву.
4.19. Бере участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.
5. Сектор має право:
5.1. Одержувати від інших відділів архіву інформацію, потрібну для виконання покладених на нього завдань, вимагати від них належної підготовки справ для передачі на реставрацію, ремонт, оправу та копіювання.
5.2. Подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану фізичної схоронності документів в архіві, інших державних архівних установах та у інших власників документів НАФ.
5.3. Представляти архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.
6. Сектор в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами архіву, а також з іншими архівними установами незалежно від форм власності та громадянами - власниками документів НАФ.
Працівники сектору мають право на відвідування за дорученням керівництва архіву архівних підрозділів і діловодних служб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються згідно з законодавством.
7. Сектор організовує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором архіву.
8. Сектор очолює завідувач, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.
Завідувач сектору здійснює керівництво його діяльності, несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань і функціональних обов’язків працівників сектору.
9. Штат сектору визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує сектор.
10. Працівники сектору призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.
11. Обов’язки працівників сектору визначаються у посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.