Склад відділу формування НАФ та діловодства: Начальник відділу Хозяшева Ганна Іванівна Головні спеціалісти Замкіна Вікторія Вікторівна   Іванова Зоряна Дмитрівна   Яковлева Альбіна Володимирівна Спеціаліст Рябчинська Валентина Сергіївна Провідний документознавець Пустова Наталія Сергіївна Палітурник відділу Коноваленко Алла Олександрівна

Начальник відділу - Хозяшева Ганна Іванівна

Перелік суб'єктів Миколаївської області, вилучених з ЄДРПОУ у IІ кварталі 2010 року у зв'язку з реєстрацією припинення юридичної особи

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ формування Національного архівного фонду та діловодства

1. Відділ формування НАФ та діловодства є структурним підрозділом державного архіву Миколаївської області.
2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради, Положенням про архів, наказами директора архіву, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями відділу є:
   Реалізація державної політики в сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства.
   Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення.
   Проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ.
   Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
   Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, веде їх реєстр.
   Веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться.
   Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
   Організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного архівного надбання і страхування.
   Визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду.
   Проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області.
   Бере участь в організації приймання на прохання юридичних і фізичних осіб документів Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання.
   Бере участь у здійсненні контролю за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, у реалізації переважного права держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду в разі їх продажу, зверненні до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий.
   Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
   Здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.
   Створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, бере участь у забезпеченні автоматизації інформаційних процесів.
   Бере участь у підготовці до публікацій в установленому порядку довідково-інформаційних видань і посібників з архівної справи та діловодства.
   Бере участь у здійсненні науково-методичного керівництва і контролю за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад.
   Бере участь у складанні проектів державних цільових програм, планів розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання.
   Вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ.
   Бере участь у здійсненні грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються у державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування.
   Надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування.
   Надає платні послуги юридичним і фізичним особам.
   Сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації.
   Здійснює разом з іншими відділами держархіву або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, їх результати впроваджує в практику, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи і діловодства.
   Організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.
   Здійснює контроль за якістю відбору документів на державне зберігання та комплектування архіву.
   Організовує статистичний облік документів в архівних підрозділах органів державної влади, установ, організацій і підприємств незалежно від форм власності, складає звіт про стан і обсяг документів НАФ, що знаходяться на відомчому зберіганні.
   Бере участь у роботі колегії, експертно-перевірної комісії держархіву області.
   Складає списки державних органів, підприємств, установ і організацій – джерел комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду.
   Організовує приймання документів НАФ на постійне зберігання після закінчення термінів їх тимчасового зберігання в архівних підрозділах установ – джерел комплектування.
5. Відділ безпосередньо бере участь:
   1. У здійсненні організаційно-методичного керівництва і контролю за роботою архівних підрозділів, служб діловодства органів державної влади, установ, організацій і підприємств незалежно від форми власності.
   2. У наданні методичної допомоги органам державної влади, установам, організаціям і підприємствам незалежно від форми власності у розробці інструкцій з діловодства, номенклатур справ, положень про архівний підрозділ і ЕК.
   3. У редагуванні положень про архівний підрозділ і ЕК, інструкцій з діловодства, номенклатур справ, описів і складає висновки на них.
   4. У роботі колегії і ЕПК держархіву.
   5. В організації співпраці з громадськими об’єднаннями, партіями, власниками особових фондів.
   6. У комплектуванні архіву управлінськими документами та документами особового походження, науково-технічною документацією.
   7. У проведенні паспортизації архівних підрозділів органів державної влади, установ, організацій і підприємств незалежно від форми власності.
   8. У проведенні попередньої експертизи цінності документів громадських об’єднань, партій і документів особового походження.
   9. У підготовці і проведенні семінарів і нарад з працівниками діловодних служб і архівних підрозділів органів державної влади, установ, організацій і підприємств незалежно від форми власності.
   10. Складає поточні плани роботи по комплектуванню держархіву і роботі архівних підрозділів.
6. Відділ має право:
   1. Одержувати в установленому порядку від управлінь, відділів, інших структурних підрозділів облдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об’єднань інформацію, документи та інші матеріали для виконання покладених на нього завдань.
   2. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
   3. Ініціювати питання позову до суду про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
   4. орушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
   5. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
   6. Давати, в межах своїх повноважень, установам, підприємствам, організаціям, незалежно від їх форми власності та підпорядкування, обов’язкові до виконання вказівки щодо роботи їх архівів, експертних комісій та служб діловодства.
   7. Подавати керівництву держархіву пропозиції щодо складу НАФ (включення до його складу або вилучення з нього документів), поліпшення роботи по комплектуванню держархіву різними видами документів, проведення нарад, семінарів та ін.
   8. Представляти архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.
   9. Залучати інші відділи архіву для участі в проведенні семінарів, нарад.
7. Відділ формування НАФ та діловодства у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами держархіву, структурними підрозділами облдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.
   Працівники відділу формування НАФ та діловодства мають право на відвідування за дорученням держархіву архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
8. Відділ організовує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором держархіву.
9. Відділ очолює начальник, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором держархіву.
   Начальник відділу здійснює керівництво його діяльністю, розподіляє обов’язки між його працівниками і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників відділу.
10. Штатна чисельність відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує відділ.
11. Обов’язки працівників відділу визначаються в посадових інструкціях, що затверджуються директором держархіву.

Начальник відділу формування НАФ та діловодства
Г.І.Хозяшева