1. Відділ зберігання, обліку та довідкового апарату є структурним підрозділом Державного архіву Миколаївської області і підпорядковується заступнику директора-головному зберігачу фондів. До складу відділу входить сектор фізичної збереженості документів.

2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, постановами та розпорядженнями  Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, наказами Держкомархіву, Державної архівної служби України, директора держархіву області, розробками Українського державного науково-дослідного інституту архівної справи і документознавства, а також цим Положенням.

3. Основними завданнями відділу є:
3.1. Зберігання і забезпечення збереженості документів НАФ в архівосховищах архіву.
3.2. Реалізація державної політики в галузі архівної справи, координація діяльності державних органів у питаннях архівної справи.
3.3. Забезпечення використання архівних фондів.
3.4. Організація роботи з обліку аудіовізуальних документів, його вдосконалення.
3.5. Організація роботи, пов’язаної з віднесенням документів Національного архівного фонду до унікальних та їх описування в анотованому переліку;
3.6. Організація роботи зі створення інформаційно-пошукових систем до документів архіву, у тому числі шляхом впровадження автоматизованих технологій.
3.7. Надання консультацій з профільних питань діяльності.
3.8. Вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
4.1. Здійснює в установленому порядку приймання документів від визначених джерел комплектування, на прохання юридичних осіб і громадян, а також документів,    повернутих із-за кордону.
4.2. Організовує зберігання і раціональне розміщення документів в архівосховищах.
4.3. Забезпечує створення і підтримання оптимальних умов і санітарно-гігієнічного режиму зберігання документів, дотримання вимог пожежної безпеки в архівосховищах і робочих кімнатах відділу.
4.4. Визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організовує і координує цю роботу в архівосховищах; організовую і здійснює                  розшук невиявлених справ.
4.5. Забезпечує облік фізичного стану документів.
4.6. Організовує і здійснює підготовку документів для передавання їх до сектору фізичної збереженості документів з метою проведення дезинфекції,    реставрації, ремонту, оправлення справ, створення страхового фонду та фонду користування.

4.7. Здійснює картонування, нумерацію аркушів, шифрування одиниць зберігання, оформлення обкладинок справ, ярликів.
4.8. Забезпечує дотримання правил видавання документів і копій фонду користування з архівосховищ.
4.9. Забезпечує видавання  документів установам, організаціям і підприємствам у тимчасове користування, контролює своєчасність їх повернення до архіву.
4.10. Організовує роботу з виявлення, обліку та забезпечення збереженості унікальних документів.
4.11. Веде облік унікальних документів, що зберігаються у власників документів або уповноваженими ними осіб, що перебувають у зоні комплектування держархіву.
4.13. Забезпечує облік аудіовізуальних, унікальних документів, страхового фонду та фонду користування.
4.14. Забезпечує зберігання облікових документів.
4.15. Здійснює описування документів, удосконалення описів, їх переробку, каталогізацію документів.
4.16. Забезпечує облік профільних документів, які знаходяться за межами області, у тому числі за кордоном та документів іноземного походження, що стосуються історії Миколаївської області.
4.17. Вивчає документи НАФ України, які зберігаються в архівосховищах, з метою їх комп’ютерної обробки і створення автоматизованих інформаційно-пошукових систем.
4.18. Розробляє напрямки та виявляє об’єкти автоматизації, знаходить шляхи, форми та методи здійснення автоматизації.
4.19. Бере участь у роботі щодо створення та розвитку автоматизованих систем обліку документів, інформаційно-пошукових систем, баз та банків даних; заповнює бази та банки даних.
4.20. Створює копії документів з метою відновлення згасаючих текстів.
4.21. Здійснює консерваційно-профілактичну обробку страхового фонду, документів на плівкових носіях.
4.22. Надає консультативну допомогу і здійснює контроль за станом збереженості документів в архівних установах області.
4.23. Розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань приймання на державне зберігання і обліку документів та створення довідкового апарату, а    також з питань зберігання документів; складає звіт про виконання цих розділів планів.
4.24. Аналізує звіти та інформації архівних установ, підводить підсумки їх діяльності з профільних питань.
4.25. Бере участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує у практику результати наукових досліджень і методичних розробок, а також передовий досвід, поширює науково-технічну інформацію з питань автоматизації архівної справи.
4.26. Готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегій, інших дорадчих органів архіву.
4.27. Бере участь у проведенні підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архівів та інших установ з профільних питань.

5. Відділ має право:
5.1. Одержувати від інших відділів архіву інформацію з метою виконання покладених на нього завдань.
5.2. Одержувати від інших відділів архіву документи, необхідні для внесення змін в облікову документацію, створення і вдосконалення довідкового апарату; документи, які підлягають автоматизації і публікації.
5.3. Подавати керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення стану збереженості документів в архіві, інших державних архівних установах та власників документів НАФ.
5.4. Вносити пропозиції щодо вдосконалення державного обліку документів та створення довідкового апарату до них.
5.5. Представляти архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.
5.6. Користуватися комп’ютерними, копіювальними та іншими технічними засобами.

6. Відділ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими  відділами архіву, архівними відділами райдержадміністрацій і міськрад, а також з іншими архівними установами незалежно від форм власності та громадянами-власниками документів НАФ.
Працівники архіву мають право на відвідування за дорученням керівництва архіву архівних відділів райдержадміністрацій і міськрад та архівних підрозділів і діловодних служб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються згідно з законодавством.

7. Відділ організовує свою діяльність на підставі річного плану роботи відділу, що затверджується директором архіву.

8. Відділ очолює начальник, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.
Начальник відділу здійснює керівництво його діяльністю, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників відділу.

9. Сектор фізичної збереженості документів організовує свою діяльність на підставі річного плану роботи, що затверджуються директором архіву.

10. Сектор забезпечення збереженості документів очолює завідувач, який здійснює керівництво його діяльністю, несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань і функціональних обов’язків працівників сектору.

11. Штат відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує відділ.

12. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

13. Обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються директором архіву.